MEKANISME KERJA ANGGARAN
Agar dapat melaksanakan fungsinya sebagai alat perencanaan dan pengendalian, maka anggaran tersebut harus dapat dukungan sepenuhnya dari top manajemen dan adanya partisipasi dari seluruh unit kerja yang ada. Hingga dengan demikian anggaran tersebut harus dapat mencakup tiap jenis kegiatan usaha yang ada pada bank tersebut. Tiap jenis kegiatan usaha harus dapat diukur performancenya dan sekaligus tingkat
variance yang ada baik yang bersifat favorable maupun unfavorable. Analisa variance ini sangat penting pula sebagai alat koreksi terhadap pengyimpangan yang ada.
Oleh karena itu agar dapat diperoleh anggaran yang seperti diinginkan di atas, perlu terlebih dahulu dipahami persiapan-persiapan penyusunan anggaran dan juga mekanisme kerja dari anggaran itu sendiri.
A. PERSIAPAN PENYUSUNAN ANGGARAN BANK
Sebelum suatu system anggaran diterapkan, Budget Committee maupun manajemen perlu memperhatikan berbagai factor yang mempengaruhi sukses tidaknya pemakaian anggaran pada suatu bank. Berbagai factor yang dimaksud paling tidak seperti dijelaskan berikut:
1. Factor-faktor Dalam Penyusunan Anggaran
Untuk menciptakan anggaran yang optimal, perlu diperhatikan factor-faktor berikut:
a. Dukungan Manajemen
Dalam penyusunan anggaran, tidak bias tidak harus ada dukungan pihak manajemen, mulai dari top management, middle management, sampai lower management. Dengan demikian, dalam pelaksanaan anggaran nantinya, akan berjalan seirama antara masing-masing level manajemen yang bersangkutan.
b. Partisipasi seluruh pegawai bank
Berhasil atau tidaknya suatu anggaran, akan sangat tergatung pada dukungan dan keterlibatan setiap individu yang ada pada bank yang bersangkutan. Sebab, bagaimanapun juga, anggaran hanyalah suatu rencana, tanpa adanya suatu pelaksanaan, tentunya tidak ada artinya. Dengan demikian, perlu diadakan pendidikan anggaran, dengan tujuan agar semua individu yang ada pada bank yang bersangkutan faham akan perannya masing-masing dalam implementasi anggaran.
Berbagai bentuk partisipasi yang diharapkan dalam anggaran antara lain:
i. Kesediaan setiap individu memberikan informasi baik tentang past performance dan lain sebagainya ketika penyusunan anggaran.
ii. Ketaatan kerja sesuai pada anggaran
iii. Kesediaan memberikan evaluasi pelaksanaan anggaran
iv. Kesediaan menerima kritik yang dirumuskan dari analisa variansi
v. Kesediaan menerima reward atau punishment atas prestasi atau kegagala
2. Factor sarana kerja
Pelaksanaan system anggaran yang baik, akan memerlukan berbagai macam sarana kerja yang memadai, antara lain sebagai berikut:
a. Tenaga kerja (brainware), yakni unit kerja yang bertugas mengkoordinir kegiatan anggaran.
b. System, procedure, dan tata kerja (software), yaitu segaa system dan prosedur kerja yang telah diperlukan untuk menyusun anggaran tersebut, antara lain:
i. Tata cara penyusunan anggaran
ii. Standard performance atau standard cost yang akan digunakan untuk penyusunan anggaran
iii. Berbagai informasi ekstern dan intern yang akan digunakan untuk penyusunan anggaran
iv. Berbagai formula atau rumus untuk menyusun ramalan kerja atau prediksi dan seterusnya.
v. Berbagai formulir atau table-tabel untuk menyusun, merumuskan dan membuat evaluasi anggaran
vi. Berbagai system laporan untuk management information system.
vii. System rekening stelsel (chart of account) yang sesuai dengan sifat masing-masing usaha
viii. Tata cara pemberian reward dan punishment kepada setiap pegawai atas prestasi kerja yang telah dicapai
Mengingat anggaran akan mengubah budaya perusahaan suatu bank, maka sudah tentu dengan diterapkannya system anggaran di suatu bank akan memaksa diadakan penyesuaian system dan prosedur kerja yang selama ini berlaku agar dapat sesuai dengan system anggaran tersebut.
3. Factor biaya
Untuk memperoleh sarana kerja, tentunya akan dibutuhkan biaya yang akan sangat tergantung dari skala bank. Besar kecilnya biaya yang dibutuhkan paling tidak akan dipengaruhi berbagai hal berikut:
a. Besar kecilnya organisasi anggaran
b. Bentuk dari sarana perangkat lunak yang akan diterapkan
c. Bentuk dan jenis perangkat keras yang akan dicapai
d. Kualitas tenaga kerja yang dipakai
e. Kualitas dari system dan prosedur anggaran yang dipakai oleh bank yang bersangkutan.
4. Factor kelengkapan informasi
Keputusan yang dituangkan dalam anggaran akan memerlukan berbagai macam informasi, yakni informasi yang berifat intern dan ekstern. Dengan demikian, diperlukan kelengkapan informasi demi untuk efektifitas anggaran. Semua informasi yang dibutuhkan harus dapat dipenuhi dan dikelola dengan ai agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk keperluan penyusunan anggaran tersebut.
5. Factor Jenis Usaha dari Bank yang Bersangkutan
Anggaran perlu memperhatikan jenis usaha dari bank yang bersagkutan, sebab, bentuk dan jenis usaha bank akan berdampak pada perbedaan para nasabah, kebutuhan dana, pemasaran jasa bank, tingkat persaingan dan seterusnya. Bahkan ada berbagai bank yang mempunyai sifat usaha yang sangat khusus. Dengan demikia, sifat kekhususan usaha bank yang bersangkutan perlu dipelajari terlebih dahulu oleh bank yang bersangkutan.
6. Perkembangan Kegiatan Perekonomian Secara Makro
Perlu diingat, bahwa perkembangan suatu perusahaan tidak bias terlepas dari perkembangan perekonomian secara makro, oleh karena itu perkembangan kegiatan perekonomian secara makro pada tingkat nasional, regional maupun internasional perlu mendapatkan peratian yang serius dalam penyusunan anggaran. Ada berbagai aspek utama perekonomian makro yang perlu diperhatikan pihak bank, yakni:
1. Tingkat pertumbuhan perekonomian baik nasional, regional maupun internasional.
2. Kebijakan moneter, perbankan, pasar uang, pasar modal. Perpajakan, tingkat suku bunga, bunga kredit, perubahan kurs, legal reserve requirement, bantuan liquiditas bank Indonesia, KPMM (CAR), LDR, LLL, dan lain sebagainya baik yang berhubungan langsung dengan perbankan atau mempunyai efek tidak langsung.
B. PROSEDUR PENYUSUNAN ANGGARAN
Penyusunan anggaran untuk suatu bank merupakan langkah yang panjang dan berliku, serta banyak hambatan yang harus dapat dilalui dengan baik. Oleh karena itu, dalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Preliminary Study
Preliminary Study adalah pengumpulan informasi atau data yang diperlukan untuk pengyusunan anggaran. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam Preliminary Study meluputi hal-hal sebagai berikut:
a. Perumusan Sasaran Usaha
Sasaran usaha bank mempunyai jagnkauan jangka panjang, sehingga perumusan sasaran usaha bank lebih banyak bersifat keputusan politis atau strategis. Bentuk dan perumusan sasaran biasanya belum defe nitif dan belum jelas benar. Oleh karena itu sasaran harus disaring dengan berbagai planning assumption dan berbagai bentuk risiko usaha.
Berbagai bentuk sasaran usaha bank, dapat didefenisikan dalam berbagai pertanyaan sebagai berikut:
i. Apakah bank yang bersangkutan akan peroperasi mengejar laba setinggi-tingginya?
ii. Apakah bank yang bersangkutan akan beroperasi untuk mengadakan penetrasi pasar serta mengembangkan bisnis bank tersebut secara serentak?
iii. Apakah bank yang bersangkutan akan beroperasi untuk memajukan kegiatan perekonomian Negara atau untuk melakukan kebijaksanaan moneter yang telah diterapkan oleh pemerintah?
iv. Apakah bank yang bersangkutan akan beroperasi untuk memaksimalkan kapasitas kerja yang masing menganggur? Dan seterusnya.
b. Planning Assumption
Anggaran merupakan rencana kerja yang ditetapkan untuk waktu yang akan datang. Sedangkan waktu yang akan datang selalu dipenuhi dengan ketidappastian, maka untuk merumuskan sasaran, di muka perlu dipikirkan (dirumuskan) suatu planning assumption. Dengan ditetapkan suatu planning assumptions maka obejektif (sasaran) dari bank menjadi lebih jelas lagi. Dari hasil analisis ini dapatlah disebut bahwa sasaran yang telah dapat disimpulkan tersebut merupakan sasaran untuk tahap pertama, yang masih harus disaring lagi terhadap berbagai risiko yang mungkin terjadi.
2. Penelitian Risiko Usaha
Sebua usaha pasti selalu dibayangi oleh risiko, oleh karena itu sedapat mungkin bersar kecilnya risiko telah dapat diperkirakan terlebih dahulu. Secara umum, suatu usaha yang memiliki kemungkinan keuntungan yang tinggi, biasanya memiliki tingkat risiko yang tinggi pula. Demikian sebaliknya, suatu usaha yang kemungkinan tingkat keuntungannya rendah, memiliki tingkat risiko yang rendah pula. Sehingga, yang terpenting bagi sebuah bank adalah, berapakah besarnya risiko yang bersedia diterima (ditolerir) dan apa saja risiko yang mungkin terjadi? Adapun berbagai jenis risiko dalam dunia perbankan adalah sebagai berikut:
a. Risiko moneter, yakni risiko akibat devaluasi, revaluasi, perubahan suku bunga, perubahan suku bunga surat berharga dan lain sebagainya yang berhubungan dengan mata uang (moneter).
b. Risiko Politik, yaitu pergolakan politik di suatu Negara. Risiko ini akan sangat berpengaruh bagi dunia perbankan baik secara langsung maupun secara tidak langsung.
c. Risiko Persaingan Usaha, yakni risiko semakin berkurangnya tingkat keuntungan karena kualitas maupun kuantitas persaingan yang semakin tajam.
d. Risiko Sifat Usaha Bank, yakni risiko baik keamanan dan lain sebagainya karena sebagian besar asset bank merupakan asset financial dan bank juga banyak memegang berbagai kode rahasia yang memiliki peluang untuk dimanfaatkan oleh penjahat professional.
e. Risiko Uncertainty, yakni risiko ketidakpastian yang disebabkan berbagai kegiatan usaha bank yang bersifat spekulatif seperti jual beli surat berharga, valuta asing dan sebagainya.
f. Risiko Birokratisme, yakni dalam kegiatan usahanya, pihak bank mau tidak mau harus tunduk pada berbagai peraturan perundang-undangan, peraturan pemerintah dan berbagai macam birokrasi lainnya. Berbagai peraturan tersebut selalu mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Dampaknya tentu akan berpengaruh pula pada kebijakan perbankan. Dengan demikian, pihak perbankan harus mampu melakukan berbagai macam penyesuaian dengan risiko eksternal tersebut.
3. Critical Point dari Sasaran yang Akan Dicapai
Kegiatan usaha perbankan tidak akan bias lepas dari berbagai macam hambatan untuk mencapai sasarannya. Jadi, pihak bank harus benar-benar mengenal berbagai macam kendala yang akan ditemui. Sebab, tanpa memahami jenis, sifat dan bentuk kendala yang dihadapai, sulit bagi bank untuk mewujudkan sasarannya.
Berbagai macam hambatan dan kendala yang dihadapi oleh bank inilah yang biasanya disebut dengan “critical point” dari anggaran. Critical Point dari anggaran dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Organisasi Bank
b. Sumber Dana
c. Pasar Perbankan
d. System Perbankan
e. Perkembangan Perekonomian Secara Makro
f. Penetapan Keseimbangan Faktor-faktor Usaha
4. Penetapan Target Usaha
Target usaha yang ditetapkan bertitik tolak pada kapasitas factor produksi atau factor usaha yang terkecil. Harapannya, akan dicapai keseimbangan antara factor-faktor produksi yang diperlukan untuk melaksanakan proyek (kegiatan usaha bank) secara efisien.
5. Perhitungan Tolok Ukur Usaha
Keberhasilan dari anggaran yang disusun banyak akan dipengarui oleh kesulitan perhitungan tolok ukur. Dengan kata lain suatu anggaran yang disusun tanpa adanya tolok ukur jelas anggaran tersebut tidak aka nada manfaatnya sebagai alat planning dan Controling. Bentuk tolok ukur usaha yang diperlukan dalam penyusunan anggaran adalah sebagai berikut:
a. Tolok ukur mengenai pendapatan (revenue) yaitu penetapan berapa besar harga untuk tiap jenis produk dan jasa yang akan dijual dan volume usaha yang akan ditempuh. Tolok ukur ini disebut juga dengan bank pricing.
b. Tolok ukur kualitas dana, kuantitas produk dan jasa perbankan yang akan dijual. Pertama ditetapkan jenis-jenis produk dan jasa yang akan dipasarkan, produk dan jasa ini juga harus ditetapkan terlebih dahulu spesifikasi teknis mupun spesifikasi administratifnya, jadi secara kuantitatif bentuk produk dan jasa yang akan dijual tersebut harus jelas.
c. Tolok Ukur Untuk Biaya, yaitu tolok ukur tentang berapa besar biaya yang harus dikeluarkan dalam memenuhi kualitas dan kuantitas produk atau jasa tertentu. Secara umum, biaya yang utama dapat dibagi tiga yakni biaya tenaga kerja, biaya material dan biaya overhead.
6. Penyusunan Anggaran
Setelah target atau volume usaha yang ingin dicapai untuk tiap jenis usaha sudah dapat dihitung, begitu juga tolok ukur pendapatan dan biaya usaha masing-masing satuan jenis transaksi sudah dapat dihitung, langkah selanjutnya adalah merumuskan kegiatan tersebut dalam bentuk anggaran yang diinginkan. Bentuk atau jenis anggaran yang diperlukan akan berbeda antara satu bank dengan bank yang lain, sebab akan tergantung dari volume, jenis usaha, omzet, luas office space, dan seterusnya. Sebaiknya, anggaran yang dibentuk harus bersifat komprehensif, yaitu semua kegiatan kerja yang ada dapat disajikan anggarannya.
Anggaran disamping komprehensif, sebaiknya menggambarkan kegiatan usaha atau transaksi yang akan dilaksanakan serta nilai rupiah (baik pendapatan atau biaya) yang akan diterima maupun yang akan dikeluarkan untuk setiap unit kerja yang mengelola masing-masing jenis transaksi. Terakhir, anggaran perlu dilengkapi dengan uraian-uraian yang singkat dan jelas untuk memudahkan pemahaman bagi pelaksana.
7. Pelaksanaan Anggaran
Sebelum anggaran dilaksanakan sebaiknya diadakan pertemuan secara berjenjang tentang anggaran tersebut untuk memperoleh komitmen masing-masing personalia untuk melaksanakan anggaran sebaik mungkin. Selanjutnya, tidak ketinggalan untuk menyiapkan berbagai sarana kerja yang diperlukan, seperti job description, system reward dan punishment, system ororisasi dan pendelegasian wewenang dan sebagainya. Akhirnya, anggaran tinggal dilaksanakan dengan sebaik mungkin dengan dukungan komunikasi dan evaluasi berkelanjutan.
8. Revisi Anggaran
Dalam perjalanan pelaksanakan anggaran, besar kemungkinan ditemukan ditemukan penyimpangan dari asumsi perencanaan yang akan mempengaruhi critical point dari anggaran bank. Agar anggaran tetap operasionil, maka anggaran harus segera diadakan revisi seperlunya. Besar kecilnya revisi yang dilakukan tergantung pada tingkat materialistis dari perubahan situasi dan kondisi yang ada.
9. Laporan Anggaran
Secara periodic antara anggaran dan pelaksanaannya perlu disusun evaluasi yang bias disebut sebagai analisa variansi, yaitu untuk mengetahu sebab-sebab terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan anggaran baik yang bersifat favourable maupun yang bersifat unfafourable. Hasil analisa disusun dan dilaporkan kepada top management dalam bentuk laporan anggaran. Informasi-informasi yang ada dalam anggaran tersebut sangat penting sebagai umpan balik kepada top management untuk pengambilan kebijakan baru yang akan ditempuh untuk meningkatkan profitability bank atau untuk pencapaian sasaran usaha yang lebih baik.
